私刻公章和公章被私刻的法律风险

 

李舒宁,北京和律师事务所律师

 

”,作为权力的象征古已有之。天子所配曰玺,臣下所配曰印,无玺书则王言无以达四海,无印章则有司之文移不能行之于所属到了现代社会,公章依旧是机关、企事业单位法定的代表标志在其他主体确认企业的意思表示时,“认章”已经成为常识

今年四月,李国庆抢公章事件引发群众吃瓜热潮,但是在企业公章管理面,可以说“明抢易躲,暗刻难防”。私刻公章并用于交易可能给企业造成严重的法律后果。以“私刻公章”为关键词检索14681份民事判决个人因伪造单位印章被追究刑事责任刑事判决7223之多笔者将在下文揭示私刻公章可能给企业带来的法律风险,并结合最高人民法院裁判要旨给出合规建议。

私刻公章的刑事法律风险

我国刑法规定,伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的,只要有伪造行为即可构成犯罪。即使伪造行为没有造成任何后果,也会被追究刑事责任所以伪造公司印章属行为犯罪,门槛是相对较低的。

现实中,私刻公章的行为一般较为隐蔽企业往往是在交易形成后或交易对方追责时发现公章被他人私刻根据私刻公章后不同使用场景私刻公章者还可能涉嫌其他犯罪,如诈骗、合同诈骗、非法吸收公众存款、挪用资金等

如果他人出具文件加盖了私刻的公章,并不知情的企业相关负责人面临刑事调查的风险,并可能在一定期间内影响企业的正常经营

 

私刻公章的民事法律风险

私刻公章擅自企业的名义签订合同日后产生纠纷,企业通常会被要求承担民事责任。企业管理者可能会有这样的疑惑涉案合同并非我单位签署加盖的公章也不是我单位在公安机关备案的印章单位对涉案交易不知情这种情况下企业为何要承担责任

我国民法规定行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后,仍然实施代理行为,相对人有理由相信行为人有代理权的,代理行为有效表见代理规则实质上保护的是第三方的信赖利益,目的是促进交易开展和保障交易安全。从法院的裁判观点来看,自然人私刻公章以单位名义签订合同,如果合同相对方有理由相信公章和交易的真实性,有理由相信确实是与该单位进行交易,那么该自然人的行为构成表见代理,即便其已经构成刑事犯罪,也不能免除被私刻公章单位的民事责任。

赵某系A公司总经理助理兼二部经理,负责与B公司棕榈油代理业务接洽。生效的刑事判决认定,赵某伪造A公司印章并以A公司名义与B公司签订《委托代理进口协议》约定A公司委托B公司对外签订进口合同并办理手续。赵某采取伪造提货单据的手段,骗取B公司上述合同项下的棕榈油2392吨,造成B公司损失1476万元。B公司起诉A公司,要求其支付相应款项并承担违约责任。【最高人民法院2017)最高法民申1914号判决书

最高人民法院认为,尽管签订案涉《代理协议》等行为被认定为诈骗行为,构成合同诈骗罪,但在民商事领域,并不当然导致合同无效。案涉《代理协议》在效力上应认定为可撤销合同在当事人未在法定期限内行使撤销权且不存在其他影响合同效力因素的情况下该合同应认定为有效合同据此A公司应当承担相应民事责任

可见在签订合同时,法律要求民事主体应当尽到基本的注意义务,并不要求其超越能力范围对交易对象进行全面调查。同时,也明确了企业如果出现公章被私刻的现象,也就说明公章管理中存在过错,企业应当对过错承担民事责任。

 

公章被私刻后的止损建议

企业发现公章被私刻时,做到(1)及时通知相关交易伙伴;(2)尽快在公开渠道发布声明3尽快向公安机关报案4在报案时提交可能多的证材料。上述止损建议核心在于“尽快”企业要积极协助相机关尽早启动刑事程序。

首先刑事程序能够更加有效地查明合同的效力问题很多时候,仅民事外观上无法判断私刻公章者与交易相对方是否存在恶意串通以合法形式掩盖非法目的合同无效情形如果没有公权力介入调查,在“谁主张谁举证民事证据规则下,被害企业仅凭自身力量很难找到证明合同无效的证据。过刑事调查果存在私刻者与交易方恶意串通的犯罪事实就不能适用表见代理规则,企业无需承担民事责任。

其次及时启动刑事程序有利于企业挽回损失。企业一方面在应对民事案件时,通过及时报案证明自身态度另一方面,当民事生效判决先于刑事裁判作出时,企业可以向有关部门证明因私刻公章的犯罪行为给企业造成的损失,以确认企业的被害人地位进而在刑事程序中得赔偿。

 

公章管理的合规建议

就以上风险,我们提出如下合建议

(一)企业内部建议

1.章的保管、使用、登记等设置严格的审批程序从制度上尽量规避企业“特权阶层”滥用、私刻公章

伴随现代企业制度的发展,很多企业都在使用“OA办公自动化系统”,使公章在审批、使用、归还各个环节都能做到系统留痕很大程度上预防了滥用公章的风险。现实中最棘手的问题是——再好的制度总留着给特权阶层钻的空子”。因此,企业在完善的公章管理制度的基础上,应设置独立的、有实权的稽查、监管部门,保证相关制度的有效运行。

2.在日常经营活动中切忌同时使用多枚公章

公章作为企业对内管理、对外交易最重要的信物“唯一性”是核心属性,公章管理的风险往往与违背用章的唯一性”些企业方便开展业务,往往会刻制多枚印章,我国法律没有规定企业只能以备案公章签订合同司法实践中公司只要在某一场合使用或承认过某一枚印章的效力,则该印章在其他交易中的使用均视为有效,不论该章是否系他人私刻、伪造。所以企业一旦打破章的“唯一性”失去了对印章真实性进行抗辩的机会

3.对外出具员工的授权委托书时应当审慎载明委托的具体事项

前文讲过表见代理的关键在于交易相对人有理由认为无权代理人有代理权限,这种相信通常不是空穴来风,而是源自被代理企业的疏忽大意。不少企业在员工出具授权委托书时,大包大揽地写道该员工我司某部门负责人,全权处理相关一切事务。司法裁判中,针对手握此类“笼统授权委托书”的员工,无论其是否有私刻公章、损害公司利益的行为,都会将无权代理行为视为经公司授权行为,相应法律后果也会由公司承担。

4.发现印章被私刻并用于交易活动后应当及时采取阻止措施

企业如果发现公章可能被私刻的情形应第一时间采取救济措施,如核查事实、通知交易相对方、报警等。“法律不保护躺在权力上睡觉的人”,企业如果不及时采取措施阻止私刻公章者的侵权损害行为可能会判定存在过错因此承担责任。

5.在提起诉讼时应当使用其在工商部门备案登记的印章

公司未使用其在工商部门备案登记的印章提起诉讼,可能会被司法认定为起诉主体不适格,面临被驳回起诉的诉讼风险

(二)对外签订合同时应当注意审查的要点

1.订合同应当对签约对方的主体身份予以审核确认

法律一般不要求企业对交易对象所使用的印章做实质性鉴别,但是应做到能力范围内的形式审查,比如注意对方公司印章的名称和营业执照是否完全一致;如果签约主体不是法定代表人,则应注意签约人员的授权委托手续、身份证明材料是否齐全对于证明手续中存在的矛盾与瑕疵应当与对方企业及时核实确认法院在审理案件时,一般根据行业的交易习惯判断企业是否尽到注意义务对某些特定行业,比如金融业一般会有更高的审慎义务要求。

2.履行合同过程中应当持续关注合同主体情况

企业即便签约时审查合同主体,也不能高枕无忧,要对实际履行合同的主体情况保持持续关注。比如在建设工程领域,承包人违法分包、施工方将资质出借给他人挂靠现象大量存在导致合同签订方与实际履行方可能是“两套人马”。如果企业跟进审查,一旦发生履行方私刻签订方公章并以其名义进行后续履约行为的情形企业可能无法主张已尽到注意义务,从而不能向合同签订方追责

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